De diepte in met opdrachtgevers: zo werken we aan een nog betere samenwerking!

In de GWW-sector vindt veel overleg plaats tussen opdrachtgevers en aannemers. Maar écht met elkaar praten over de samenwerking, wat je van elkaar kunt leren en hoe het beter kan? Voor Van de Haar Groep gebeurt dat veel te weinig en ervaring leert dat het wel erg belangrijk is. Albert van de Kuilen heeft daarom een nieuwe rol, waarin hij zich bezighoudt met Relatiebeheer en Project Management Organisatie. 

Wat houdt die rol precies in?
Je zou kunnen zeggen dat ik onze opdrachtgevers vertegenwoordig binnen Van de Haar Groep. Zij hebben bepaalde verwachtingen van ons. Ik bewaak intern dat we die waarmaken. Zijn we bijvoorbeeld nog op schema met een werk, is het werk van hoge kwaliteit, zijn stakeholders in de omgeving blij met hoe we een project aanpakken? Dat houd ik in de gaten en waar nodig stuur ik in overleg met collega’s bij om te zorgen dat opdrachtgevers tevreden zijn én blijven over ons werk.

Hoe doe je dat?
Elke week neem ik met de werkvoorbereiders en projectleiders onze werken door. Ook doe ik soms vooropleveringen van werken, om te checken of alle details kloppen. Verder voer ik gesprekken met opdrachtgevers over de samenwerking. De CROW Better Performance-vragenlijsten zijn daarbij het uitgangspunt, maar het gaat ons niet zozeer om het verzamelen van data over planning en kwaliteit. Het gesprek is voor ons belangrijk; we willen de diepte in, ontdekken wat echt belangrijk is voor opdrachtgevers en hoe we onszelf kunnen verbeteren.

Er wordt toch al veel overlegd met opdrachtgevers?
Ja, maar bouwvergaderingen zijn eigenlijk bijna altijd gericht op de inhoud van een specifiek project. Als de samenwerking al aan bod komt, is dat vaak het laatste agendapunt. Iedereen wil weg, je komt niet tot een echt goed gesprek.

Helpt het ook dat je niet inhoudelijk betrokken bent bij projecten?
Ja, dat levert een andere dynamiek in gesprekken op. Wanneer je als opdrachtgever in een bouwvergadering aangeeft dat iets niet goed loopt, krijg je vaak een uitleg. Ik kijk er met meer afstand naar, schiet niet meteen in de verdediging of oplossingsmodus. Wat zit er achter het punt wat je dwarszit? En hoe kunnen we daarvan leren? Tegelijkertijd kan ik door mijn achtergrond als projectleider wel inhoudelijk meepraten. Die combinatie is prettig.

Wat leveren de gesprekken op?
Elke opdrachtgever is natuurlijk anders, maar de reacties zijn over het algemeen heel positief. Je leert elkaar echt op een andere manier kennen, krijgt dingen te horen die anders onder de oppervlakte blijven. De samenwerking verbetert er écht door. Wat ik heel leuk vind, is dat één opdrachtgever me vroeg: maar wil jij die vragenlijst ook over ons invullen? Want ik ben ook benieuwd naar hoe Van de Haar Groep naar ons kijkt.

Heb je alle opdrachtgevers inmiddels al gesproken?
Nee, nog niet. We zijn begonnen met onze infraprojecten. Dat breiden we steeds verder uit.

Waarom doen jullie dit?
Samenwerking is een belangrijk thema voor ons. We willen niet tegenover opdrachtgevers staan, maar naast elkaar als partners. Want door samen te werken, elkaars kracht te benutten en kennis te delen kom je tot slimmere oplossingen en betere resultaten!